Gdzie wynająć biuro? – mieszkanie czy biurowiec?
Stoisz przed decyzją wyboru biura? Określiłeś/aś już lokalizację, wielkość oraz warunki, które musi spełniać nowa siedziba Twojej firmy? Zastanawiasz się czy lepiej wynająć biuro w mieszkaniu, czy w biurowcu? Czy warto przenieść biuro z mieszkania do biurowca i odwrotnie? Jakie są wady i zalety takiej zmiany?
Biuro w mieszkaniu czy biurowcu?
Często małe firmy, na starcie swojej biznesowej kariery wybierają na siedzibę swojej firmy mieszkanie. W miarę rozwoju swojego zespołu firmy często stają przed wyborem – zostać w mieszkaniu czy zmienić lokalizację na biuro w kamienicy lub biurowcu?
Zalety wynajmu biura w mieszkaniu?
- Niski czynsz najmu
- Umowa na czas nieokreślony (można szybko ją rozwiązać)
- Niska kaucja
- Prosto liczone umowy najmu
- Najem małych powierzchni (np. poniżej 50m2)
Na pierwszy rzut oka wynajem biura w mieszkaniu jest bardziej opłacalny. Początkujące firmy otrzymują opcję podpisania umowy najmu na czas nieoznaczony – a więc możliwość szybkiego rozwiązania umowy najmu w przypadku problemów finansowych czy zmiany lokalizacji.
Niska kaucja, najczęściej w wysokości jednomiesięcznego czynszu, jednak to nie koniec kosztów dla Twojej firmy.
Pamiętaj, że na początku umowy najmu jesteś zobowiązany wyłożyć środki finansowe na pierwszy czynsz (płatny z góry), kaucję, koszty przeprowadzki oraz aranżacji powierzchni na potrzeby Twojego zespołu.
Proste liczenie czynszu oznacza brak dodatkowych kosztów takich jak: utrzymanie części wspólnych budynku, czyli koszty tzw. współczynnika add-on.
Niższy czynsz najmu najczęściej może wpłynąć na wysokość podatku od nieruchomości. Wielu właścicieli mieszkań, w których znajdują się biura nie zgłaszają zmiany przeznaczenia lokalu na komercyjny.
Atutem są również proste umowy najmu bez wielu skomplikowanych zapisów oraz możliwość najmu małych powierzchni.
Wady wynajmu biura w mieszkaniu?
- Brak możliwości przygotowania lokalu na potrzeby najemcy
- Brak ochrony i nadzoru nad budynkiem
- Niższy standard budynku
- Wysokie koszty remontu
- Brak gwarancji miejsc parkingowych
- Często brak recepcji, klimatyzacji czy windy
Najemca nie ma możliwości zmiany układu pomieszczeń – musi znaleźć takie biuro, które odpowiada układem jego potrzebom. Właściciel często nie ingeruje w lokal, zostawia to najemcom, a Ty zamiast rozwijać swoją firmę i skupić się na istotniejszych sprawach urządzasz swój lokal. Brak stałej ochrony i nadzoru nad budynkiem ma wpływ na utrudnienia przy zawieraniu ubezpieczenia na sprzęt w biurze, z powodu dostępu do budynku osób postronnych.
Szukanie miejsc parkingowych w zatłoczonych, wąskich uliczkach – szczególnie w centrum miasta – to niewątpliwa strata czasu dla klientów i Twoich pracowników.
Dla prawidłowego funkcjonowania każdego biura i jego pracowników, bardzo istotnym elementem jest cisza i spokój. Niestety często w budynkach mieszkalnych są nieprzewidziane remonty, mieszkańcy, czy hałasujący sąsiedzi za ścianą. Najczęściej dzieje się tak, że ewentualne interwencje w tej sprawie najemca musi przeprowadzić na własną rękę.
Umowa na czas nieokreślony ma również swoje wady, ponieważ to właściciel może nagle wypowiedzieć ją najemcy, co oznacza konieczność szukania nowego biura.
Zalety wynajmu biura w biurowcu:
- Zabezpieczenie czasu trwania umowy
- Możliwość dowolnej aranżacji powierzchni
- Właściciel zazwyczaj sam wykańcza biuro na swój koszt tzw. Fit-out
- Gwarancja wysokiego standardu budynku i bezpieczeństwa
- Systematyczne serwisy, modernizacja czy sprzątanie
- Dostęp do szybkiego łącza internetowego
- Oszczędność na energetyce
- Najemca może wynegocjować długi okres bezpłatny tzw. Rent free
- Szybkobieżne windy
- Gwarancja miejsc parkingowych
- Klimatyzacja
Niezwykle istotnym elementem przy najmie powierzchni w biurowcach jest zabezpieczenie czasu trwania umowy (sprawdź nasz słownik pojęć). Umowy na 3, 5 lat i więcej dają bezpieczeństwo, że właściciel nie pozbędzie się najemcy przed upływem czasu trwania umowy. Ważna jest możliwość dowolnego zaprojektowania swojego biura, rozmieszczenia pracowników oraz ich wykończenie. Za to wszystko odpowiedzialny jest właściciel budynku i to on pokrywa koszty aranżacji wnętrza Fit-out . Kolejnym atutem dla najemcy jest fakt, że może wynegocjować bezpłatny okres najmu przy umowach zawieranych na 60 miesięcy, bezpłatny okres najmu może sięgnąć kilku miesięcy.
Zarządca budynku zapewnia jednolity standard budynku, ochronę 24h, systematyczne serwisy oraz modernizację poza godzinami pracy Twojego biura. Właściciel zadba również o ciszę i spokój w biurowcu. Najemca ma szeroki dostęp do szybkich łączy internetowych jakie zapewniają nowoczesne biurowce, a dodatkowym atutem i znaczną oszczędnością czasu dla Twoich pracowników są gwarantowane miejsca parkingowe według ustalonego wcześniej współczynnika miejsc parkingowych dla najemców oraz gości.
Wynajmujący jest także zobowiązany umieścić tablicę z logo Twojej firmy przy wejściu do budynku, co znacząco ułatwia dotarcie potencjalnym klientom do Twojego biura.
Wynajmując powierzchnie w biurowcu zmniejszysz również koszty ponoszone za energię. Właściciele biurowców często negocjują stawki za prąd dla swoich najemców.
Wady wynajmu biura w biurowcu:
- Wyższa cena niż w biura w mieszkaniu
- Wysoka kaucja
- Koszty eksploatacyjne
- Opłaty za miejsca parkingowe
- Często brak wypowiedzenia umowy w przypadku problemów najemcy
Podsumowując, dla kogo będzie opłacalne wynajęcie biura w mieszkaniu? Zdecydowanie dla małych firm, które dopiero rozpoczynają swoją działalność i nie chcą się wiązać na długie umowy. Z kolei przeniesienie się z mieszkania do biurowca jest odpowiednim wyjściem dla firm, które czują się na tyle stabilnie, aby podpisać umowę długoterminową. Jest to też szansa na poprawę wizerunku firmy w oczach przyszłych klientów i pracowników.
