Jak wynająć biuro – Poradnik dla Najemcy

Zwróć uwagę, że proces od pomysłu o przejściu do nowej lokalizacji do faktycznego wprowadzenia się jest procesem długotrwały, warto zatem już na minimum pół roku przed terminem wejścia do nowego budynku odpowiednio zaplanować działania.

01. ZARZĄDZANIE –  Przed podjęciem decyzji sprawdź opinie o sposobie zarządzania budynkiem, terminowości i rzetelności działań serwisowych.

02. STRATEGICZNE ROZPOZNAWANIE POTRZEB – Określ zapotrzebowanie na powierzchnię w perspektywie krótko i długoterminowej. Pozwoli to na zaplanowanie i optymalizację Twoich wydatków.

03. PRODUKTYWNOŚĆ – Właściwie zaprojektuj warunki pracy, co pozwoli w sposób wyraźny wpłynąć na efektywność i ergonomię. Przestrzeń która przyciąga pracowników pozwala na wypracowanie interakcji oraz poprawę kreatywności.

04. DOBRA LOKALIZACJA – Zadbaj o dobrą lokalizację, wizerunek i rozpoznawalność, to prosta droga do sukcesu. Warto zapytać doradcy, który z budynków pasuje do Twojego biznesu.

05. ERGONOMIA I EFEKTYWNOŚĆ – Optymalnie zagospodaruj powierzchnię biurową, pozwoli to ograniczyć wydatki związane z najem. Wpłynie również na komfort pracowników, co może mieć wyraźne przełożenie na ich motywację i efektywność działań.

06. KOSZT NAJMU – Wstępnie proponowane ceny nominalne nie muszą oznaczać ostatecznych kosztów związanych z najmem i użytkowaniem powierzchni. Dobry doradca będzie potrafił wskazać ukryte koszty, pozyskać o nich informacje czy doradzić w którym miejscu można zmniejszyć koszty najmu. 

Proponowany zakres działań

1. Rozpoznanie i analiza potrzeb

• Określenie obecnych warunków najmu
• Analiza efektywnych stawek czynszowych
• Rozpoznanie perspektywy rozwoju zatrudnienia
• Określenie budżetu
• Założenie planu i harmonogramu działań

2. Analiza dostępnych ofert (long-list)

• Analiza możliwości rynkowych
• Wytypowanie obiektów spełniających kryteria
• Zestawienie powierzchni z założeniami budżetowymi oraz perspektywą czasową

3. Wybór docelowych budynków (short-list) prezentacja i oględziny obiektów

• Proces oględzin wstępnie zaoferowanych powierzchni
• Selekcja obiektów:
  • Obiekty najbardziej optymalne pod względem układu powierzchni
  • Obiekty mieszczące się w kryterium budżetowym
  • Obiekty najwłaściwszym przełożeniu Cena-Jakość
  • Obiekty o właściwej lokalizacji

4. Rozmowy handlowe i negocjacje 

• Analiza zapisów umowy

5. Finalizacja i Rozpoczęcie najmu

• Podpisanie umowy
• Proces aranżacji powierzchni
• Odbiór lokalu